Dá para ligar o TOConline a um CRM?
Dá. O TOConline tem API documentada, e o acesso é dado pela própria empresa: o titular da conta autoriza quem integra, nos dados de API da empresa. A fatura continua a sair do TOConline. O cuidado principal: cada documento criado pela API fica logo finalizado.
Atualizado em . Escrito por Gil Martinho, sócio-fundador.
O que passa de um lado para o outro?
O que se costuma ligar, e que a API do TOConline deixa fazer:
- Clientes, procurados pelo NIF antes de se criar um novo, para não haver o mesmo cliente duas vezes.
- Faturas, faturas simplificadas e faturas-recibo. Na fatura-recibo, o recibo é criado sozinho.
- O PDF e o envio por email, de faturas e de recibos.
- Notas de crédito e de débito, para corrigir o que já foi emitido.
A fatura continua a sair do TOConline, que é o programa certificado: o outro sistema só lhe pede que a emita.
O que costuma partir, e como se evita?
Três coisas, e nenhuma faz barulho quando acontece:
- Não há rascunho. O documento fica finalizado no momento em que é criado, e depois não se altera, não se anula e não se apaga. Um erro passa a ser uma nota de crédito, por isso a ligação confere tudo antes de enviar.
- A autorização dura pouco. O acesso vale 4 horas e a renovação 8. Uma ligação que só corre uma vez por noite encontra a renovação caducada e fica parada à espera de alguém. Tem de renovar antes de caducar, mesmo quando não há nada para enviar, e avisar se falhar.
- A série e os artigos têm de existir antes. A API não os cria ao emitir: se um produto novo entrar na loja e não existir no TOConline, a fatura não sai.
O que tens de ter do teu lado?
- O titular da conta da empresa a autorizar a ligação, nos dados de API. O acesso chega a quem integra por um link que vale 72 horas.
- As séries e os artigos criados no TOConline, ou uma regra combinada para os novos.
- Saber quem mais mexe na conta. Muitas vezes é o gabinete de contabilidade, e convém que ele saiba que a ligação existe.
O que faz o preço da ligação subir ou descer está na página de preços.
Onde está escrito
- TOConline, documentação da API: o índice e a forma de obter acesso.
- TOConline, autenticação detalhada: quem autoriza, o link de 72 horas, e a validade do acesso.
- TOConline, documentos de venda: documentos finalizados ao criar, séries e artigos.
Perguntas que aparecem sempre, respondidas sem rodeios.
A minha contabilidade é feita no TOConline. O contabilista tem de fazer alguma coisa?
Só se for ele o titular da conta da empresa: nesse caso é ele quem autoriza a ligação, uma vez. De resto, as faturas aparecem-lhe como sempre, e convém avisá-lo de que passam a entrar pela ligação.
E se uma fatura sair errada?
Corrige-se com uma nota de crédito, como se tivesse sido feita à mão. É por isso que a ligação confere os dados antes de emitir: no TOConline não há rascunho para apanhar o erro.
Se a ligação parar, fico sem faturar?
Não. O TOConline continua a funcionar e podes faturar lá à mão. O que a ligação tem de fazer é avisar que parou, em vez de deixar vendas por faturar sem ninguém dar por isso.
Conta-nos o problema. O resto é connosco.
Escreves duas linhas e respondemos no próprio dia. O orçamento chega por escrito, e se não avançares, não perdeste nada.
Ao telefone, de segunda a sábado das 9h às 18h. Somos de Paredes, no Porto, e trabalhamos com clientes em todo o país.
Recebido.
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