O orçamento fecha num sítio e a fatura faz-se noutro, à mão.
Ligamos o teu CRM, a tua loja online e o teu programa de faturação, para os dados passarem sozinhos entre eles. Sem mudares de programa e sem ninguém a copiar nada.
SAF-T, ATCUD e comunicação à Autoridade Tributária, tratados no fluxo.
A conta que ninguém faz.
Alguém na tua empresa passa parte do dia a copiar dados de um programa para outro. O cliente novo entra no CRM e depois entra outra vez na faturação. O orçamento aprovado vira fatura à mão. A venda da loja online é lançada de novo, uma a uma.
Ninguém contabiliza esse tempo, porque está diluído em minutos por toda a gente. Meia hora por dia de uma pessoa são mais de cem horas por ano, e a essas horas somam-se os erros de quem copia números à pressa, que custam sempre mais a corrigir do que a fazer.
E há a parte que não se negoceia: as obrigações fiscais. SAF-T, séries documentais, ATCUD e a comunicação de faturas à Autoridade Tributária são trabalho que tem de acontecer com prazo, e que não gera valor nenhum a ser feito à mão.
O que passa a acontecer sem ninguém fazer nada.
O cliente entra uma vez. Registas no CRM e aparece na faturação, com os dados fiscais certos e sem ficar meio preenchido de um lado.
O orçamento aprovado vira fatura. Fechas o negócio no CRM e o documento sai no teu programa de faturação, com as séries e a numeração como devem ser.
A loja online alimenta a faturação. Cada venda gera o documento certo, sem ninguém lançar nada à noite.
Sabes o que está por receber. O estado de pagamento volta ao CRM, e vês numa lista quem está em atraso sem abrir outro programa.
Recibos e lembretes saem sozinhos. Segundo as regras que definires, e não quando alguém se lembra.
As obrigações fiscais deixam de ser um dia perdido. Exportação de SAF-T, séries, ATCUD e comunicação à AT por webservice, tratados no fluxo em vez de à mão no fim do mês.
Com que programas ligamos.
Não vais mudar de programa de faturação por causa de uma integração, e não tens de mudar. Trabalhamos com os que as empresas portuguesas usam mesmo:
- Cegid Primavera
- TOConline
- Sage
- PHC
- Moloni
- InvoiceXpress
- Vendus
- Zone Soft
- Cegid Jasmin
E do outro lado, o que costuma estar ligado a eles:
- Shopify
- WooCommerce
- Gmail
- Outlook
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Folhas de cálculo
- Sistemas internos
A regra é simples: se tem API, webservice ou exportação de ficheiros, chegamos lá. Se não tiver nenhuma das três, dizemos-te isso na primeira conversa em vez de descobrirmos a meio.
Se és contabilista, esta parte é para ti.
Um gabinete de contabilidade repete o mesmo trabalho manual vezes sem conta, empresa a empresa: recolher ficheiros, conferir séries, lançar documentos, perseguir clientes atrás de coisas que faltam.
Automatizar isso não é um projeto por cliente, é um projeto para o gabinete que passa a servir a carteira toda. É o tipo de trabalho em que o retorno se vê no primeiro mês, porque o tempo poupado multiplica-se pelo número de empresas.
Se tens um gabinete e a ideia te interessa, marca uma reunião e dizemos-te se dá, com que esforço, e o que não vale a pena automatizar.
Perguntas sobre integrações.
Tenho de mudar de programa de faturação?
Não. A integração existe precisamente para não teres de mudar. O teu programa fica como está, e passa a receber e a enviar dados sozinho.
Se o programa que tens for mesmo um beco sem saída, sem API nem exportação, dizemos-te isso à partida e explicamos as opções, em vez de propor uma coisa que não vai funcionar.
E se o meu programa não tiver API?
Há quase sempre um caminho: exportação de ficheiros, leitura da base de dados, ou uma camada no meio que fala com os dois lados.
É mais trabalho do que uma API limpa e dizemos-te quanto custa antes de começar. Se não compensar, dizemos isso também.
Isto não se resolve com Zapier ou Make?
Às vezes resolve, e nesses casos é o que recomendamos: dois ou três passos simples, volume baixo, e queres começar amanhã.
Deixa de resolver quando há lógica de negócio específica, volume alto, ou quando a conta mensal dessas ferramentas passa dos 100€. Aí fazer à medida sai mais barato ao fim de um ano. A comparação completa está na página de CRM e automações.
Quem trata do SAF-T e da comunicação à Autoridade Tributária?
A obrigação continua a ser da tua empresa e do teu contabilista, e isso não muda com software nenhum. O que fazemos é tirar o trabalho manual do meio: a exportação, as séries, o ATCUD e a comunicação por webservice passam a acontecer no fluxo em vez de alguém as fazer à mão.
Trabalhamos com o teu contabilista para confirmar que o que sai é o que ele precisa de receber.
Quanto tempo demora uma integração destas?
Depende do que está dos dois lados. Uma ligação simples entre dois sistemas com API decente é questão de semanas. Um fluxo com várias regras, aprovações e casos especiais leva mais.
Como em tudo o resto, recebes âmbito, prazo e preço por escrito dois dias depois da primeira conversa.
Dizer que sim não te devia custar nada.
Por isso desenhámos o processo para que a parte arriscada seja a nossa.
A conversa e o orçamento não se pagam. Reunião de 30 minutos e um orçamento detalhado por escrito. Não te cobramos por isso e não te ligamos oito vezes depois.
O preço fecha antes de começarmos. Âmbito, prazo e valor por escrito. Se alguma coisa mudar a meio, mudas tu, e voltamos a combinar antes de fazer.
Pagas por marcos, não tudo à cabeça. O investimento distribui-se pelas fases do projeto.
Se não gostares da primeira proposta de design, paras ali. Não avanças e não pagas. Ficas com o material que fizemos.
O código é teu desde o primeiro dia. Recebes o repositório Git completo e documentado. Podes levar a manutenção para uma equipa interna quando quiseres. Não trabalhamos com clientes presos, trabalhamos com clientes que ficam porque querem.
Conta-nos o problema. O resto é connosco.
Escreves duas linhas, respondemos no próprio dia, e em dois dias tens um orçamento por escrito. Se não avançares, não perdeste nada.
Ao telefone, de segunda a sábado das 9h às 18h. Somos de Paredes, no Porto, e trabalhamos com clientes em todo o país.
Recebido.
Já estamos a olhar para isso. Vais receber já um email de confirmação, e uma pessoa responde-te em menos de 1 hora, em horário de expediente.
Marcar reunião