O que é que a tua empresa ainda faz à mão, todos os dias.
Automatizámos processos que se faziam à mão, e em nenhum deles o problema era a lentidão: era que uma coisa errada podia passar sem ninguém dar por ela.
Documentação de subempreiteiros, abertura de obra e compras, e faturação de manutenção.
Documentação que caduca sem ninguém ver
Um subempreiteiro não entra em obra sem ter os documentos em dia. São vinte e dois por empresa, cada um com a sua regra de validade.
O que se fazia à mão. Certidões, seguros, fichas médicas e documentação de equipamento chegavam por email. Alguém abria um a um, confirmava se ainda eram válidos, apontava numa folha de cálculo e escrevia a pedir os que faltavam. Um documento que expirava a meio da obra não avisava ninguém.
O que acontece agora. Os anexos entram sozinhos e o original fica arquivado e selado. Seis tipos de documento são lidos automaticamente: a validade, o número de contribuinte, o código de acesso, a apólice. Quatro emails pedem o que falta, com uma escada de escalonamento para quando ninguém responde.
A máquina não decide nada. A leitura preenche a triagem e quem confirma continua a ser uma pessoa. É essa confirmação que fica no registo, e o registo não se reescreve.
Quem recebe salário e não está no seguro
A declaração de acidentes de trabalho lista as pessoas cobertas. O extrato de remunerações lista as pessoas pagas. São dois documentos que já lá estavam, e que ninguém punha lado a lado.
Cruzá-los responde a uma pergunta que quase nunca se faz de forma sistemática, e é o pior caso que este sistema apanha: um trabalhador em obra sem cobertura.
Sem OCR, sem modelo de linguagem, sem tokens. Os documentos desta fase não são folhas soltas de fornecedores: são formulários de portais do Estado e saem sempre iguais. Por isso lêem-se com rótulos, expressões regulares e aritmética de datas, e bastou um exemplar de cada para os construir. Não há nada a adivinhar e não há nada a pagar por documento lido.
A validade que encurta sozinha. Uma ficha de aptidão médica vale dois anos entre os 18 e os 49 anos, e um ano a partir dos 50, com a idade contada a dia de hoje e não à data do exame. No dia em que um trabalhador faz 50 anos, uma ficha que estava válida pode passar a expirada sem nada ter chegado. O sistema avisa com sessenta dias de antecedência, com a data em que o documento fica vermelho.
Abrir uma obra nova
O que se fazia à mão. Abrir uma obra nova eram dezenas de pastas criadas uma a uma, artigos e preços copiados das exportações do programa de orçamentação para os mapas comparativos, e os mapas de material e de mão de obra montados à mão. Horas de trabalho repetido em cada obra, e cada pessoa fazia à sua maneira.
O que acontece agora. Cinco passos numa janela, do primeiro ficheiro à lista final. A ferramenta lê as exportações do CANDY e monta a estrutura e os mapas.
Nada corre sem pré-visualização. O botão de executar só acende depois de alguém ter visto o que vai acontecer, e mudar um campo apaga-o outra vez. Tudo o que corre fica registado.
A ferramenta confere os cabeçalhos das colunas antes de ler o que quer que seja. Não é uma chatice, é uma rede: com as colunas trocadas não havia erro nenhum, havia mapas vazios. E um mapa vazio parece que correu bem.
Faturação repartida por responsável
O que se fazia à mão. Juntar a faturação de manutenção por responsável, mês a mês, comparar com o ano anterior, e mandar a cada um o que era dele. Um trabalho de recortar e colar que se repetia todos os meses.
O que acontece agora. Um painel lê a folha de cálculo e exporta um ficheiro por responsável, cada um com resumo, gráficos e detalhe. Meio minuto para todos.
Ninguém mantém uma lista de pessoas. Os responsáveis saem da própria folha. Um nome novo aparece sozinho, marcado como novo, e uma gralha nas iniciais dá-se a ver em vez de criar uma pessoa a mais em silêncio.
A última linha da tabela compara-se sempre com o total do ficheiro, e se algum dia não bater aparece um aviso a vermelho por baixo. Um painel que mostra números errados sem se queixar é pior do que não haver painel nenhum.
O que mais já automatizámos
Antes destas três houve outras, e todas começaram no mesmo sítio: centenas de folhas de cálculo preenchidas à mão, emails escritos um a um, e cada registo guardado na base de dados por alguém que o escreveu outra vez. Passou a ser tudo automático.
As leads do site entram no CRM já avaliadas
Quem preenche um formulário deixa de ser um email que alguém tem de ler, copiar e colar. A lead entra no CRM sozinha, classificada e arrumada, e chega a quem tem de lhe pegar. É o mesmo mecanismo que corre neste site, e está descrito na página do CRM à medida.
Recolha automática de leis, empresas e produtos
Informação que existe espalhada por sítios públicos e que alguém andava a copiar à mão: legislação que muda, dados de empresas, catálogos e preços de produtos. Passou a ser recolhida sozinha, a horas certas, e a chegar já no formato em que ia ser usada.
Um agente a correr no servidor da empresa
Não é só regras escritas à mão. Num dos sistemas há um agente que corre no servidor da própria empresa: lê o que entra, organiza, classifica, e leva a informação para onde ela é precisa, na forma em que vai ser usada. O que uma pessoa fazia em duas horas por dia leva agora um minuto.
Automatizar um processo errado é só fazer o erro mais depressa. A primeira pergunta nunca é como, é se.
Não precisas de mudar a empresa toda para começar.
Isto não começou como um plano para automatizar uma empresa. Começou num processo, com um problema concreto, e os outros vieram porque as pessoas viram aquele a funcionar. É assim que costuma correr bem, e é como aconselhamos a começar.
E não trocas de ferramentas. A automação entra nos programas que a equipa já usa, nas folhas e nas pastas onde o trabalho já está. O que muda é quem o faz, não onde ele vive.
O que procuramos na primeira conversa é sempre a mesma coisa: um trabalho repetido onde um erro não se vê. É onde a automação paga mais depressa, e é onde a falta dela custa mais do que o tempo perdido.
Dúvidas sobre automações, respondidas sem rodeios.
Por onde é que se começa?
Por um processo, não por um departamento. O que procuramos na primeira conversa é sempre a mesma coisa: um trabalho repetido onde um erro não se vê.
Foi assim que começou o caso desta página, num processo só. Os outros vieram porque as pessoas dos outros viram aquele a funcionar, e não porque alguém desenhou um plano para automatizar a empresa.
Isto é inteligência artificial?
Nem sempre, e muitas vezes é melhor que não seja. Escrevemos uma página inteira sobre onde a IA compensa e onde é mais cara e pior, porque a pergunta aparece sempre. A leitura de documentos descrita aqui em cima não usa modelo de linguagem nenhum: são formulários de portais do Estado, saem sempre iguais, e lêem-se com rótulos, expressões regulares e aritmética de datas.
Isso quer dizer três coisas práticas. Não há nada a adivinhar, não há nada a pagar por documento lido, e o resultado é o mesmo hoje e daqui a um ano. Quando um problema precisar mesmo de um modelo, dizemos, e dizemos também o que custa mantê-lo a correr.
Porque não faço eu com o ChatGPT ou o Make?
Para uma tarefa isolada, com dois ou três passos e aplicações que já têm ligação pronta, faz. É mais barato e resolve.
Os casos desta página não eram isso. A ficha médica que muda de validade aos 50 anos, ou as colunas trocadas que davam mapas vazios sem erro nenhum, são regras que alguém tem de saber que existem antes de as escrever. O ChatGPT escreve o código, mas não sabe o que o código tem de fazer.
Temos de mudar os programas que já usamos?
Não. Estas ferramentas lêem o que já existe: os anexos que chegam por email, as exportações do programa de orçamentação, as folhas de cálculo que a equipa já mantém.
Trocar de programa por causa de uma automação é o caminho mais caro para o mesmo sítio, e obriga toda a gente a reaprender o trabalho para resolver um problema que não era o delas.
E quando o processo mudar?
Muda a configuração, não o código. As regras de validade da automação documental desta página vivem num ficheiro de configuração, e não espalhadas pelo programa: uma regra nova é uma linha, não é um projeto.
E o repositório é teu desde o primeiro dia, como em tudo o resto que fazemos. Se um dia quiseres outra equipa a mexer nisto, mexe.
E se a automação avariar depois de entregue?
As que estão nesta página conferem o que lêem antes de fazer o que quer que seja: os cabeçalhos das colunas antes de montar os mapas, a última linha contra o total do ficheiro antes de mostrar o painel. Se não bater, aparece um aviso, em vez de um resultado errado com ar de certo.
E o código fica documentado e é teu, por isso qualquer equipa o consegue arranjar. A manutenção connosco é opcional.
Quem fica responsável se a automação decidir mal?
Nenhuma destas decide. A leitura preenche a triagem e quem confirma continua a ser uma pessoa, e é essa confirmação que fica no registo.
Uma automação que decide sozinha poupa cinco minutos e cria um problema que ninguém consegue explicar três meses depois. Desenhamos ao contrário: a máquina prepara, a pessoa decide, e fica escrito quem decidiu o quê.
Isto é para substituir pessoas?
Não é para isso que servem. O que sai do dia de alguém é o copiar, o colar e o conferir. A parte em que se decide continua a ser de uma pessoa, e isso é desenho e não simpatia: é o que faz o registo valer alguma coisa.
Se o que se procura for cortar postos de trabalho, essa conversa não é connosco.
Dizer que sim não te devia custar nada.
Por isso desenhámos o processo para que a parte arriscada seja a nossa.
A conversa e o orçamento não se pagam. Reunião de 30 minutos e um orçamento detalhado por escrito. Não te cobramos por isso e não te ligamos oito vezes depois.
O preço fecha antes de começarmos. O que vai ser feito e o valor ficam por escrito. Se alguma coisa mudar a meio, mudas tu, e voltamos a combinar antes de fazer.
Pagas por marcos, não tudo à cabeça. O investimento distribui-se pelas fases do projeto.
Se não gostares da primeira proposta de design, paras ali. Não avanças e não pagas. Ficas com o material que fizemos.
O código é teu desde o primeiro dia. Recebes o repositório Git completo e documentado. Podes levar a manutenção para uma equipa interna quando quiseres. Não trabalhamos com clientes presos, trabalhamos com clientes que ficam porque querem.
Conta-nos o problema. O resto é connosco.
Escreves duas linhas e respondemos no próprio dia. O orçamento chega por escrito, e se não avançares, não perdeste nada.
Ao telefone, de segunda a sábado das 9h às 18h. Somos de Paredes, no Porto, e trabalhamos com clientes em todo o país.
Recebido.
Já estamos a olhar para isso. Vais receber já um email de confirmação, e uma pessoa responde-te em menos de 1 hora, em horário de expediente.
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