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Dá para ligar o Google Calendar ao CRM?

Dá. As reuniões marcadas no site ou no CRM entram na agenda de quem vai, e o que se marca no Google Calendar aparece no cliente certo do CRM. É o que corre na página de marcação deste site. O cuidado principal: uma ligação feita com uma conta de serviço tem um calendário próprio, vazio, e sem a configuração certa escreve onde ninguém vê.

Atualizado em . Escrito por Gil Martinho, sócio-fundador.

O que passa de um lado para o outro?

O que se costuma ligar entre o Google Calendar e o resto:

  1. As marcações do site. A pessoa escolhe um dia e uma hora livres, e a reunião entra na agenda de quem a vai ter.
  2. As reuniões no cliente. O que se marca no Google Calendar com um cliente fica registado na ficha dele no CRM.
  3. Os lembretes. A confirmação e o lembrete da reunião seguem sozinhos, para quem marcou e para quem vai.
  4. As horas livres. O site e o CRM mostram só o que está mesmo livre, a partir da agenda real.

Já fizemos isto, e está a correr: é a página de marcação de reunião deste site.

O que costuma partir, e como se evita?

Três coisas, e nenhuma faz barulho quando acontece:

  1. A conta de serviço tem o seu próprio calendário. Uma ligação que entra com uma conta de serviço, e não como uma pessoa, tem um calendário dela, vazio. Sem a configuração certa, o site mostra o mês inteiro livre e as marcações vão parar a um calendário que ninguém abre. Aprendemos isto na nossa própria página de marcação, e hoje o build do site avisa se faltar.
  2. Os avisos de alterações não se renovam. A Google avisa a ligação quando uma agenda muda, mas cada canal de avisos caduca e não há renovação automática: é preciso criar outro antes. Se ninguém o fizer, a ligação deixa de saber das reuniões mudadas ou desmarcadas.
  3. O aviso só diz que mudou alguma coisa. A ligação tem de ir buscar o que mudou. E o endereço que recebe os avisos tem de ter um certificado válido, senão a Google não entrega nada.

O que tens de ter do teu lado?

  1. De preferência, Google Workspace, e alguém com acesso de administrador para autorizar a ligação a escrever nas agendas certas.
  2. As agendas que entram: a de cada comercial, uma partilhada, ou as duas.
  3. As regras da marcação: duração das reuniões, intervalos entre elas, e com quanta antecedência se pode marcar.

O que faz o preço subir ou descer está na página de preços.

Onde está escrito

  1. Google, avisos de alterações no Calendar: canais que caducam sem renovação automática, e o certificado obrigatório.

Pedir orçamento Os outros programas

Perguntas que aparecem sempre, respondidas sem rodeios.

Isto substitui o Calendly ou outra ferramenta de marcação?

Pode substituir, e compensa quando a marcação tem de entrar no CRM, seguir as tuas regras ou ficar no teu site sem a marca de outra empresa. Se a ferramenta pronta te chega, fica com ela.

Dá para cada comercial ter a sua agenda?

Dá. A ligação lê as horas livres de cada um e marca na agenda de quem vai ter a reunião.

Se a ligação parar, as reuniões perdem-se?

Não. As que já estão no Google Calendar continuam lá. O que pode ficar para trás é o registo no CRM e as marcações novas pelo site, e é por isso que a ligação tem de avisar quando parar.

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