Dá para ligar o Google Calendar ao CRM?
Dá. As reuniões marcadas no site ou no CRM entram na agenda de quem vai, e o que se marca no Google Calendar aparece no cliente certo do CRM. É o que corre na página de marcação deste site. O cuidado principal: uma ligação feita com uma conta de serviço tem um calendário próprio, vazio, e sem a configuração certa escreve onde ninguém vê.
Atualizado em . Escrito por Gil Martinho, sócio-fundador.
O que passa de um lado para o outro?
O que se costuma ligar entre o Google Calendar e o resto:
- As marcações do site. A pessoa escolhe um dia e uma hora livres, e a reunião entra na agenda de quem a vai ter.
- As reuniões no cliente. O que se marca no Google Calendar com um cliente fica registado na ficha dele no CRM.
- Os lembretes. A confirmação e o lembrete da reunião seguem sozinhos, para quem marcou e para quem vai.
- As horas livres. O site e o CRM mostram só o que está mesmo livre, a partir da agenda real.
Já fizemos isto, e está a correr: é a página de marcação de reunião deste site.
O que costuma partir, e como se evita?
Três coisas, e nenhuma faz barulho quando acontece:
- A conta de serviço tem o seu próprio calendário. Uma ligação que entra com uma conta de serviço, e não como uma pessoa, tem um calendário dela, vazio. Sem a configuração certa, o site mostra o mês inteiro livre e as marcações vão parar a um calendário que ninguém abre. Aprendemos isto na nossa própria página de marcação, e hoje o build do site avisa se faltar.
- Os avisos de alterações não se renovam. A Google avisa a ligação quando uma agenda muda, mas cada canal de avisos caduca e não há renovação automática: é preciso criar outro antes. Se ninguém o fizer, a ligação deixa de saber das reuniões mudadas ou desmarcadas.
- O aviso só diz que mudou alguma coisa. A ligação tem de ir buscar o que mudou. E o endereço que recebe os avisos tem de ter um certificado válido, senão a Google não entrega nada.
O que tens de ter do teu lado?
- De preferência, Google Workspace, e alguém com acesso de administrador para autorizar a ligação a escrever nas agendas certas.
- As agendas que entram: a de cada comercial, uma partilhada, ou as duas.
- As regras da marcação: duração das reuniões, intervalos entre elas, e com quanta antecedência se pode marcar.
O que faz o preço subir ou descer está na página de preços.
Onde está escrito
- Google, avisos de alterações no Calendar: canais que caducam sem renovação automática, e o certificado obrigatório.
Perguntas que aparecem sempre, respondidas sem rodeios.
Isto substitui o Calendly ou outra ferramenta de marcação?
Pode substituir, e compensa quando a marcação tem de entrar no CRM, seguir as tuas regras ou ficar no teu site sem a marca de outra empresa. Se a ferramenta pronta te chega, fica com ela.
Dá para cada comercial ter a sua agenda?
Dá. A ligação lê as horas livres de cada um e marca na agenda de quem vai ter a reunião.
Se a ligação parar, as reuniões perdem-se?
Não. As que já estão no Google Calendar continuam lá. O que pode ficar para trás é o registo no CRM e as marcações novas pelo site, e é por isso que a ligação tem de avisar quando parar.
Conta-nos o problema. O resto é connosco.
Escreves duas linhas e respondemos no próprio dia. O orçamento chega por escrito, e se não avançares, não perdeste nada.
Ao telefone, de segunda a sábado das 9h às 18h. Somos de Paredes, no Porto, e trabalhamos com clientes em todo o país.
Recebido.
Já estamos a olhar para isso. Vais receber já um email de confirmação, e uma pessoa responde-te em menos de 1 hora, em horário de expediente.
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