Make, Zapier ou automação à medida?

Há muito trabalho repetido que se resolve numa tarde com uma ferramenta destas, e é um erro pagar a alguém para o construir. É o caso quando a automação tem dois ou três passos simples, liga aplicações que já têm ligação pronta, como o email, uma folha de cálculo ou um formulário, e corre umas centenas de vezes por mês, até cerca de mil.

Um anexo que chega por email e vai para uma pasta. Um formulário preenchido que aparece numa linha da folha e manda um aviso a quem tem de saber. Se é isto que queres, faz tu, ou pede a alguém da equipa com jeito. Começas amanhã e pagas pouco.

Nós dizemos isto na primeira conversa, e já mandámos gente embora com uma recomendação de Zapier e sem fatura nenhuma.

Nenhuma é sobre o que a ferramenta consegue fazer. O Make e o Zapier ligam quase tudo a quase tudo, e não é aí que a decisão se joga. Joga-se no que acontece depois de a automação estar a correr.

Uma automação que falha com um erro é o caso fácil: a ferramenta manda um email a quem a criou, e alguém resolve. O caso difícil é a que corre até ao fim e faz a coisa errada.

Numa das automações que fizemos, a ferramenta lê as exportações de um programa de orçamentação e monta os mapas de uma obra nova. Se as colunas vierem trocadas, não há erro nenhum, há mapas vazios. E um mapa vazio parece que correu bem. Por isso a primeira coisa que ela faz é conferir os cabeçalhos, antes de ler o que quer que seja.

Num cenário do Make dá para fazer o mesmo, mas alguém tem de se lembrar de o fazer, e quase ninguém se lembra até ao dia em que lhe acontece.

As ferramentas prontas são boas a mover dados de um sítio para outro. Começam a custar quando a automação tem de saber uma coisa que só a tua empresa sabe.

Um exemplo real: uma ficha de aptidão médica vale dois anos entre os 18 e os 49 anos, e um ano a partir dos 50, com a idade contada a dia de hoje e não à data do exame. No dia em que um trabalhador faz 50 anos, uma ficha que estava válida pode passar a expirada sem ter chegado nada novo. Num sistema feito para isso é uma regra escrita e testada. Num cenário do Make é um novelo de filtros que só quem o montou percebe.

A automação feita em casa vive na conta de alguém, e quase sempre só essa pessoa sabe o que cada passo faz. Enquanto ela lá está, funciona. Quando sai, ou muda de funções, fica um processo de que a empresa depende e que ninguém se atreve a abrir.

É o mesmo problema da folha de Excel que só uma pessoa entende, mudado de sítio. Se a automação é para durar, tem de ter documentação escrita e um dono que não seja uma pessoa só.

As duas ferramentas cobram por mês, e o preço sobe com o número de vezes que a automação corre. Com pouco volume é barato. Com muito, a conta cresce todos os meses sem que o trabalho tenha mudado.

O sinal prático é a fatura: quando a conta mensal dessas ferramentas passa dos 100€, fazer à medida costuma sair mais barato ao fim de um ano. À medida também não é de graça, há a construção e há o servidor onde corre, mas paga-se a construção uma vez e não por cada vez que a automação trabalha.

Numa ferramenta pronta, os dados passam pelos servidores dela. Para mover leads de um formulário isso raramente pesa. Para fichas médicas, salários ou documentos de trabalhadores, que são dados que a lei protege mais do que os outros, vale a pena saber exatamente onde estão antes de os pôr a circular.

Feito à medida, a automação pode correr num servidor da própria empresa, e os dados não saem de lá.

É a pergunta de quem já sabe o que quer automatizar, e a resposta honesta é que ajuda. Escreve uma fórmula, um pequeno programa, ou explica-te como montar um cenário no Make, e para uma tarefa isolada isso pode chegar.

O que ele não faz é saber como a tua empresa trabalha. Não sabe que a ficha médica muda de validade aos 50 anos, a não ser que alguém lho diga, e a parte difícil de automatizar um processo é precisamente saber o que é preciso dizer. Também não testa o que acontece quando o ficheiro vem diferente, e não está cá daqui a seis meses quando alguma coisa mudar.

Usamos modelos de linguagem quando fazem falta, e num dos sistemas há um agente a correr no servidor da empresa. Mas na leitura dos documentos dos subempreiteiros não entrou nenhum: são formulários que saem sempre iguais, e lêem-se com regras, sem nada a pagar por documento lido. Saber quando a IA não é precisa faz parte do trabalho.

Começar no Make é muitas vezes a decisão certa, mesmo quando a automação vai crescer. Mostra depressa se a ideia funciona, e um cenário que já corre há uns meses é a melhor descrição que existe do processo: diz o que entra, o que sai, e onde é que as coisas costumam correr mal.

Quando a conta começa a pesar, ou quando o cenário fica tão complicado que ninguém o quer abrir, passa-se para à medida o que pesa, e o resto pode continuar onde está.

Antes de falares com quem quer que seja, incluindo connosco, responde a três perguntas sobre a automação que tens em mente:

1. Quantas vezes por mês ela vai correr.
2. Quantas regras tem que só fazem sentido na tua empresa.
3. Quantas pessoas da tua equipa a conseguiriam arranjar se parasse amanhã.

Se as respostas forem poucas, nenhuma e pelo menos uma, usa o Make e não penses mais nisso. Se forem muitas, várias e nenhuma, já não estás a falar de uma tarefa, estás a falar de um processo de que a empresa depende.

Se ainda não sabes qual é a automação a fazer primeiro, o guia sobre que processos automatizar primeiro ajuda a escolher.