Que processos automatizar primeiro?

Automatizar um processo desarrumado dá um processo desarrumado mais depressa. Antes de pensar em ferramentas, confirma que o trabalho que tens em mente passa nestes três testes.

Duas pessoas fazem-no da mesma maneira. Se cada um o faz à sua, ainda não há processo para automatizar, há hábitos. O primeiro passo é escrever numa página como se faz, e às vezes isso sozinho resolve metade do problema.

Não muda todos os meses. Um trabalho cujas regras ainda estão a ser decididas vai obrigar a mexer na automação a cada decisão nova. Espera que assente.

Vale o esforço. Uma tarefa de dez minutos que acontece uma vez por mês não é por onde se começa, por muito que irrite quem a faz.

Se o que tens em mente falha um destes testes, não precisas de nós nem de ninguém por agora. Precisas de uma tarde a escrever como o trabalho se faz.

O erro mais comum é querer automatizar a empresa. Um plano que começa em todos os departamentos ao mesmo tempo demora meses a mostrar alguma coisa, e entretanto as pessoas deixam de acreditar nele.

O que funciona é o contrário. Escolhe-se um processo, resolve-se, e deixa-se a equipa vê-lo a funcionar. No caso que está contado na página de automação de processos foi exatamente assim: começou na documentação dos subempreiteiros, e a abertura de obra e a faturação vieram depois, porque as pessoas viram a primeira a funcionar e não porque alguém tinha desenhado um plano.

Quando tens vários candidatos, estas quatro perguntas põem-nos por ordem. A segunda pesa mais do que as outras três juntas.

É a pergunta que toda a gente faz, e está certa, só não é a mais importante. Um trabalho que acontece todos os dias, várias vezes, é melhor candidato do que um que acontece uma vez por mês, mesmo que demore mais de cada vez.

Esta é a que decide. Nos três processos contados na página de automação, o problema não era a lentidão em nenhum deles. Era que uma coisa errada podia passar sem ninguém dar por ela.

Um subempreiteiro não entra em obra sem os documentos em dia, e cada documento tem a sua regra de validade. Conferi-los à mão era lento, mas o pior não era isso: um documento que expirava a meio da obra não avisava ninguém.

Um trabalho que demora uma hora e cujo erro aparece logo é um incómodo. Um trabalho que demora dez minutos e cujo erro só aparece meses depois é um risco, e é por esse que se começa.

Os documentos dos subempreiteiros eram formulários de portais do Estado, que saem sempre com a mesma forma. Por isso leram-se com regras simples, sem inteligência artificial, sem nada a adivinhar e sem nada a pagar por documento lido.

Folhas soltas de fornecedores, cada uma à sua maneira, são outra conversa: dá para automatizar, mas é mais caro e menos certo. Para o primeiro processo, prefere o que entra sempre igual. Sobre quando a IA compensa e quando não, escrevemos uma página à parte.

O primeiro processo tem uma função que os outros não têm: convencer. Se for uma coisa que corre num canto e ninguém nota, funciona e não muda nada na empresa. Se for uma coisa que alguém fazia todas as semanas e deixou de fazer, toda a gente percebe, e o segundo processo já não precisa de ser vendido a ninguém.

Os bons primeiros candidatos costumam estar num destes quatro sítios. Se estás a procurar, procura aqui primeiro:

Documentos que chegam por email e alguém confere um a um. Certidões, seguros, faturas de fornecedores, comprovativos. A pessoa abre, confirma, aponta, e pede o que falta.

Dados que saem de um programa e entram à mão noutro. Do programa de orçamentação para os mapas de obra, da folha de cálculo para a faturação, do email para o CRM. É nessa cópia que aparecem os enganos que ninguém apanha.

Um relatório que se monta à mão todos os meses. Juntar, recortar, colar e mandar a cada um o que é dele. No caso da faturação de manutenção, passou a levar meio minuto.

Um seguimento que depende de alguém se lembrar. O orçamento enviado há doze dias sem resposta, o documento que caduca no mês que vem. Se a resposta a «quem é que avisa?» é «ninguém, alguém lembra-se», está aqui um candidato.

Não precisas de falar com ninguém para saber por onde começar. Precisas de uma semana e de uma folha:

1. Durante cinco dias úteis, cada pessoa da equipa aponta o que fez à mão e que já tinha feito igual antes.
2. No fim da semana, junta tudo numa lista e risca o que falha os três testes do início.
3. Ao que sobra, faz as quatro perguntas, e começa pelo que tiver um erro que ninguém vê.

Se o primeiro da lista tiver dois ou três passos e ligar aplicações que já têm ligação pronta, resolve-o tu no Make, e o guia sobre o Make e o Zapier diz-te como saber. Se tiver regras que só a tua empresa conhece, é aí que vale a pena falarmos.