Como automatizar a gestão documental na construção?

Os que se repetem em cada subempreiteiro e em cada obra, e que alguém hoje abre um a um:

1. Certidões.
2. Seguros, incluindo o de acidentes de trabalho.
3. Fichas de aptidão médica dos trabalhadores.
4. Documentação dos equipamentos.

Num caso que fizemos, eram vinte e dois documentos por empresa, cada um com a sua regra de validade. Chegavam por email, alguém confirmava um a um se ainda eram válidos, apontava numa folha de cálculo e escrevia a pedir os que faltavam. E um documento que expirava a meio da obra não avisava ninguém.

1. Os anexos entram sozinhos, e o original fica arquivado e selado, sem ninguém o descarregar.
2. Cada documento é lido: a validade, o número de contribuinte, o código de acesso, a apólice.
3. O que falta é pedido por email, com uma escada de lembretes para quando ninguém responde.
4. Uma pessoa confirma. A leitura prepara a triagem, quem decide continua a ser uma pessoa, e é essa confirmação que fica no registo, que não se reescreve.
5. Cada validade avisa antes de expirar, com a data em que o documento passa a vermelho.

Há validades que mudam sozinhas, sem chegar documento nenhum: uma ficha médica, por exemplo, pode encurtar com a idade do trabalhador. Um sistema que só olha para a data impressa no papel não as apanha. O caso inteiro está na página de automação de processos.

Um trabalhador em obra sem seguro. A declaração do seguro de acidentes de trabalho lista quem está coberto, e o extrato de remunerações lista quem foi pago. São dois documentos que já lá estão, e que ninguém põe lado a lado.

Cruzá-los automaticamente responde a uma pergunta que quase nunca se faz de forma sistemática: há alguém a receber salário que não está no seguro? É o pior caso que este tipo de sistema apanha, e o que mais custa quando falha.

Para estes documentos, não. As certidões e as declarações dos portais do Estado saem sempre iguais, e por isso lêem-se com regras: rótulos, padrões de texto e contas de datas. Bastou um exemplar de cada para construir a leitura, e não há nada a pagar por documento lido.

A inteligência artificial entra quando os documentos chegam de fontes diferentes e nunca no mesmo formato, como faturas de fornecedores ou fotografias tiradas na obra. Aí custa por documento e erra mais, e está explicado na página sobre onde a IA compensa.

Com poucos subempreiteiros e poucas obras por ano, uma folha bem organizada e um lembrete no calendário chegam. Vale a pena quando os documentos chegam todas as semanas, quando várias pessoas tratam deles, ou quando um esquecimento pode parar uma obra ou deixar alguém sem seguro. As quatro perguntas para decidir estão no guia que processos automatizar primeiro.