Dá para ligar o Outlook ao CRM?
Dá, pela API da Microsoft para o Microsoft 365. Os emails e as reuniões de cada cliente aparecem na ficha dele no CRM, os pedidos que chegam por email entram como contactos novos, e os anexos podem ser lidos sozinhos. O cuidado principal: uma ligação mal configurada pode ler todas as caixas de correio da empresa.
Atualizado em . Escrito por Gil Martinho, sócio-fundador.
O que passa de um lado para o outro?
O que se costuma ligar entre o Microsoft 365 e o resto:
- O histórico. Os emails trocados com cada cliente aparecem na ficha dele no CRM.
- A agenda. As reuniões marcadas no Outlook com um cliente ficam no CRM, e as marcadas no CRM aparecem no calendário de quem vai.
- Os pedidos. Um email de alguém que ainda não é cliente entra como contacto novo, entregue à pessoa certa.
- Os anexos. Faturas de fornecedores e documentos lidos, conferidos e arquivados. É o "lançar faturas de fornecedores" que já fizemos em clientes, na página de automação de processos.
O que costuma partir, e como se evita?
Três coisas, e nenhuma faz barulho quando acontece:
- Os avisos caducam. A Microsoft só avisa a ligação de emails, reuniões e contactos novos enquanto a subscrição estiver viva, e ela dura no máximo 7 dias, ou um dia se trouxer o conteúdo. Se não for renovada a tempo, deixa de entrar coisa nenhuma no CRM e nada dá erro.
- Ler email de aplicação é ler todas as caixas. A permissão de ler email, dada a uma aplicação, abrange todas as caixas da organização. Restringe-se a um grupo de caixas com o controlo de acessos do Exchange, mas a restrição só vale se a permissão geral for retirada: as duas somam-se, e com a geral lá ficam todas abertas.
- As mudanças de acessos não são imediatas. Uma alteração às permissões da ligação pode levar de 30 minutos a 2 horas a valer. Testa-se com calma, e não na véspera de arrancar.
O que tens de ter do teu lado?
- Alguém com o papel de administrador do Exchange, para dar e restringir os acessos.
- A lista das caixas que entram na ligação, por exemplo a dos comerciais e a geral, e das que ficam de fora.
- O que passa para o CRM: os emails de clientes e de pedidos, e não a caixa inteira.
Se a empresa usa Gmail em vez de Outlook, a ligação é outra: está na página do Gmail.
O que faz o preço subir ou descer está na página de preços.
Onde está escrito
- Microsoft, avisos de alterações: a duração máxima das subscrições do Outlook e a renovação.
- Microsoft, controlo de acessos de aplicações no Exchange: como se limita a ligação a algumas caixas, e porque a permissão geral tem de sair.
Perguntas que aparecem sempre, respondidas sem rodeios.
A ligação consegue ler o email do diretor?
Só se lhe for dado esse acesso. A ligação fica limitada às caixas combinadas, e retira-se a permissão geral para a restrição valer de facto. Confirma-se com um teste antes de arrancar.
Usamos o Outlook só no computador, sem Microsoft 365. Dá na mesma?
Esta ligação é para o Microsoft 365, com o email na nuvem da Microsoft. Um Outlook ligado a outro servidor de email liga-se de outra forma, e dizemos-te qual na primeira conversa.
Se a ligação parar, perco emails?
Não. Os emails continuam no Outlook como sempre. O que fica para trás é o registo no CRM, e é por isso que a ligação tem de avisar quando parar.
Conta-nos o problema. O resto é connosco.
Escreves duas linhas e respondemos no próprio dia. O orçamento chega por escrito, e se não avançares, não perdeste nada.
Ao telefone, de segunda a sábado das 9h às 18h. Somos de Paredes, no Porto, e trabalhamos com clientes em todo o país.
Recebido.
Já estamos a olhar para isso. Vais receber já um email de confirmação, e uma pessoa responde-te em menos de 1 hora, em horário de expediente.
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