Como automatizar as faturas de fornecedores?

O que acontece a cada fatura, do email à contabilidade:

1. Chega por email, e o anexo é apanhado sozinho. Ninguém tem de o descarregar nem de o arquivar.
2. É lida: o fornecedor, o NIF e os valores.
3. É conferida. O NIF tem de ser o certo, e o total tem de bater com a encomenda.
4. Segue para a contabilidade, já conferida.
5. A que não bate fica separada. Uma fatura com valor diferente da encomenda não segue sozinha: fica numa lista para uma pessoa ver e decidir.

É a "lançar faturas de fornecedores" da página de automação de processos, uma das automações já feitas em clientes.

Porque cada fornecedor manda a fatura à sua maneira. Ao contrário das certidões dos portais do Estado, que saem sempre iguais e se lêem com regras, as faturas de fornecedores mudam de formato de empresa para empresa, e às vezes chegam digitalizadas.

Para isso, a leitura com inteligência artificial compensa. Mas custa por documento e erra mais do que uma regra, e é por isso que a conferência com a encomenda e a revisão das exceções por uma pessoa não são opcionais. A diferença está explicada na página sobre onde a IA compensa.

No guia de gestão documental de subempreiteiros não foi preciso, porque esses documentos saem sempre iguais.

As coisas que passam quando alguém lança dezenas de faturas à pressa:

1. Um NIF que não é o da tua empresa, que depois traz problemas na contabilidade.
2. Um total diferente do que foi encomendado.
3. A mesma fatura mandada duas vezes, se a automação for feita para a reconhecer.

Nenhum destes erros faz barulho quando acontece. Aparece semanas depois, na contabilidade ou no pagamento.

1. A caixa de email para onde os fornecedores mandam as faturas.
2. As encomendas registadas em algum sítio, num programa ou numa folha de cálculo, para haver com que comparar.
3. Quem revê as faturas que ficam separadas, e quando.
4. A forma como a contabilidade quer receber as faturas.

A ligação ao email está nas páginas do Gmail e do Outlook.