Como automatizar a faturação numa PME?

Em clientes, já automatizámos isto:

1. Emitir. A fatura sai quando o trabalho termina ou a encomenda é paga, e não quando alguém se lembra de a fazer.
2. Enviar. Segue para o cliente sem ninguém a anexar a um email.
3. Cobrar. Quando uma fatura passa do prazo, o cliente recebe um lembrete por email, e outro sete dias depois. Só se liga a quem continua sem pagar.
4. Registar o pagamento. Quando o cliente paga, fica registado e a fatura deixa de receber lembretes.
5. Repartir. A faturação de cada mês separada por responsável, com o ano anterior ao lado, num ficheiro para cada um.

No caso da faturação repartida, o que era um trabalho de recortar e colar todos os meses passou a levar meio minuto. Está na página de automação de processos.

Para receber por MB WAY ou referência Multibanco e o recibo sair sozinho, está na página de pagamentos.

Porque em Portugal a fatura tem de sair de um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária. Um CRM, uma loja online ou uma folha de cálculo não são. O que a automação faz é pedir ao programa certificado que emita, com os dados certos e na série certa, sem ninguém os escrever outra vez.

Por isso não precisas de mudar de programa de faturação. A automação liga-se ao que já usas.

Mais do que parece, e é aqui que as automações feitas à pressa partem:

1. No InvoiceXpress, o que a ligação cria fica em rascunho até alguém o finalizar. Uma automação que só cria deixa faturas por emitir.
2. No TOConline, cada documento fica finalizado no momento em que é criado. Não há rascunho para apanhar um erro.
3. No Moloni, uma fatura fechada já não se altera nem se apaga.
4. No Primavera, a ligação corre no servidor da empresa e segue as permissões de um utilizador do ERP.

Em todos, uma fatura errada corrige-se com uma nota de crédito, como se tivesse sido feita à mão. Por isso a automação confere os dados antes de emitir, e não depois. A lista completa está na página de integrações.

1. Faturas em duplicado, quando a ligação falha a meio e tenta outra vez.
2. Faturas que não saem, quando um aviso de pagamento ou de encomenda falha em silêncio.
3. A série errada, quando muda no início do ano e ninguém a muda na automação.

Nenhuma destas faz barulho. Uma automação de faturação bem feita avisa quando alguma coisa não bate, em vez de ficar calada.